Şirketler bünyesinde personel ve yönetim tarafından gerçekleştirilen harcamalarda belge düzenine ilişkin aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi ve harcama politikalarının belirlenmesi yerinde olacaktır.

Vergi mevzuatı gereği, perakende satış fişi / yazar kasa fişi yalnızca belirli harcamalarda gider belgesi olarak kabul edilmektedir. Özellikle işyerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla alınan kırtasiye, büro, temizlik malzemeleri, belirli akaryakıt alımları ve taksi giderleri gibi sınırlı nitelikteki harcamalarda yazar kasa fişi kullanılabilmektedir.

Bunun dışında kalan;

  • Personel yemek harcamaları,
  • Konaklama giderleri,
  • Şehir içi / şehir dışı temsil ve ağırlama giderleri,
  • Seyahat sırasında yapılan harcamalar,
  • Hizmet alımları,
  • Organizasyon ve benzeri giderler

gibi işlemlerde, tutar ne olursa olsun şirket adına düzenlenmiş fatura alınması gerekmektedir.

Vergi idaresinin yerleşik görüşüne göre, fatura ile tevsik edilmesi gereken bir harcamanın yalnızca perakende satış fişi veya yazar kasa fişi ile belgelenmesi halinde:

  • Giderin kurum kazancından indirimi riskli hale gelmekte,
  • İlgili KDV’nin indirim konusu yapılması mümkün olmamakta,
  • Vergi incelemelerinde cezalı tarhiyat riski oluşabilmektedir.

Bu nedenle şirketlerin, şirket adına yapılan harcamalarda belge türüne özellikle dikkat etmeleri; fatura alınması gereken durumlarda mutlaka şirket unvanı ve vergi bilgileri kullanılarak fatura temin etmeleri önem arz etmektedir.